Audit dei fornitori in Cina: come verificare un produttore prima del primo ordine

Un audit dei fornitori risponde, prima del primo ordine, a una domanda semplice: questo produttore è in grado di realizzare il Suo prodotto, nella Sua quantità, entro la Sua data? Un sito web curato, risposte rapide e un bel campione non bastano ancora a dirlo. L'audit si compone di più parti e ognuna copre un rischio diverso.

Il nostro team conosce personalmente oltre 100 produttori. Prima che un produttore entri nella nostra rete, siamo stati nella sua fabbrica e abbiamo visto i suoi documenti. I punti seguenti mostrano a cosa facciamo attenzione e cosa può verificare Lei stesso.

Come si verifica la licenza commerciale di un produttore cinese?

Chieda una scansione della licenza commerciale (营业执照) e la confronti con tutti gli altri dati in Suo possesso. Ragione sociale, sede legale, rappresentante legale e oggetto sociale devono corrispondere alla controparte contrattuale, alla fattura e al conto su cui effettua il pagamento. La licenza riporta un codice unificato di credito sociale di 18 cifre, con cui è possibile cercare l'azienda nel registro ufficiale delle imprese cinese.

Legga con attenzione l'oggetto sociale. Se indica solo attività commerciale e nessuna produzione, il fornitore probabilmente non è un produttore. Non deve per forza essere escluso, ma è bene saperlo prima di negoziare. Sulla licenza compare anche la data di costituzione. Un'azienda che esiste solo da pochi mesi non ha alcuna esperienza documentata con ordini in serie o reclami.

• Il nome sulla licenza è diverso da quello nel contratto.
• Il conto per l'acconto appartiene a un'altra azienda o a una persona privata.
• La fattura proviene da una terza azienda che non compare nel contratto.
• La licenza non arriva mai, nemmeno dopo diverse richieste.
• Alla domanda su dove si trovi la fabbrica, il fornitore indica solo una provincia, senza città né indirizzo.

Una licenza valida dimostra solo che l'azienda esiste. Non dice nulla su macchinari, qualità o affidabilità nei tempi. Conta comunque: ai sensi del regolamento UE sulla sicurezza generale dei prodotti, prima dell'immissione sul mercato l'importatore deve assicurarsi che il produttore abbia adempiuto ai propri obblighi, compresi i dati del produttore sul prodotto o sull'imballaggio. Se non sa chi produce effettivamente la merce, questo è difficile.

Bastano foto e video della fabbrica?

No. Foto e video di linee di produzione dimostrano che una fabbrica esiste da qualche parte. Non dimostrano che sarà questa fabbrica a realizzare il Suo ordine. Un video senza insegna aziendale, senza indirizzo riconoscibile e senza merce del Suo segmento serve a poco in un audit.

Una visita in loco mostra ciò che nessuna foto mostra: quanto sono occupate le linee, cosa si sta producendo in quel momento, se qualcuno controlla la merce a fine linea e come viene stoccato il tessuto. Il nostro team lavora in Cina. Tutto ciò che dobbiamo sapere su un produttore possiamo verificarlo subito sul posto.

Cosa osserva il nostro team durante una visita in fabbrica?

• Insegna aziendale e indirizzo a confronto con la licenza commerciale
• Tipo, numero e stato dei macchinari necessari per il Suo prodotto, per esempio macchine circolari per maglieria, flatlock o macchine da ricamo
• Quali ordini sono in linea in quel momento e se ce ne sono del Suo segmento
• Il reparto campionatura e le persone che vi lavorano
• Il magazzino di tessuti e accessori, compreso se i bagni di tintura sono etichettati
• Il tavolo di controllo a fine linea: chi controlla, rispetto a quale riferimento e con quali strumenti
• L'area di imballaggio con buste, cartoni e marcature di spedizione
• Quali fasi si svolgono internamente e quali vengono esternalizzate

Macchinari e capacità sono adatti al Suo prodotto?

Lo si può stabilire solo per l'articolo concreto. Un produttore che realizza ottime giacche spesso non è la scelta migliore per i pantaloni. Non tutte le fabbriche di cappellini riescono ad accorciare la visiera a una lunghezza definita, e nel ricamo 3D si vede la differenza tra una macchina da ricamo semplice e una migliore. Chieda merce che il produttore ha già realizzato esattamente con questa costruzione.

Per la capacità, il dato riportato nel profilo aziendale conta poco. Ciò che conta è quante linee occupa il Suo articolo, quali ordini lo precedono e quando sarà disponibile il tessuto. Intorno alla Golden Week di ottobre e al Capodanno cinese i ritardi sono più frequenti, perché molte fabbriche sono al completo e alcuni fornitori non lavorano nei giorni di festa.

Quanto è grande il rischio di subappalto?

Nella produzione tessile alcune fasi vengono quasi sempre esternalizzate. Ricamo, stampa, tintura e lavaggio sono spesso affidati a laboratori specializzati, e va bene così. Il problema è il subappalto di cui Lei non è a conoscenza.

Diventa serio quando l'intero ordine passa a un'altra fabbrica senza il Suo consenso. Succede quando il prezzo è calcolato troppo stretto o la fabbrica non riesce a gestire in proprio una delle fasi. A quel punto la Sua merce la realizza qualcuno diverso dalla fabbrica di cui ha approvato il campione. Concordi in anticipo quali fasi vanno a chi e chi risponde di qualità e tempi. Il contratto dovrebbe stabilire che il trasferimento dell'ordine è consentito solo con il Suo consenso scritto.

Perché un buon campione non prova la qualità della produzione in serie?

I campioni nascono nel reparto campionatura, spesso per mano delle cucitrici più esperte e senza pressione sui tempi. La produzione in serie gira sulle linee, con tessuto di un altro bagno di tintura e una data di consegna fissa. Così la serie può risultare più debole del campione anche se nessuno sbaglia di proposito.

A volte il campione proviene addirittura da una fabbrica diversa da quella che eseguirà poi l'ordine in serie. Chieda dove è stato cucito il campione e dove girerà la produzione. Prima dell'avvio della serie dovrebbe esserci un campione di pre-produzione nel vero tessuto di produzione e con gli accessori reali. Il nostro team controlla la merce rispetto a questo campione durante la produzione e di nuovo prima della spedizione. La nostra pagina sulla campionatura spiega le fasi del campione.

Come capire se la comunicazione funzionerà?

Il modo in cui un produttore comunica prima dell'ordine è di solito il modo in cui comunica durante la produzione. I buoni produttori chiedono grammatura del tessuto, tabella misure e personalizzazione prima di fare un preventivo. Un breve "ok" o "noted", invece, non significa che qualcosa verrà fatto. I punti importanti vanno nella specifica scritta; una cronologia di chat non basta come documentazione.

Invii i file di stampa via e-mail o link cloud e chieda conferma che si siano aperti. Tramite le app di messaggistica i file vettoriali arrivano spesso danneggiati e la fabbrica lavora poi su un'immagine. È un buon segno quando un produttore indica spontaneamente dei limiti, per esempio che lo stesso verde risulta diverso su felpa garzata e su jersey. Un produttore che lo dice apertamente di solito segnala per tempo anche i problemi successivi.

Cosa dicono davvero referenze e certificati?

Molti produttori non indicano i propri clienti, il che è comprensibile. Più significativo è sapere se la fabbrica produce già merce per il mercato europeo. Sa che la composizione fibrosa deve figurare sull'etichetta? Sa quali avvertenze vanno sulle buste? Chieda di vedere merce attualmente in produzione per l'Europa.

Rapporti di audit e di prova meritano un esame attento. Ragione sociale e indirizzo sul rapporto devono corrispondere alla fabbrica che produce la Sua merce. Un rapporto su un altro stabilimento non dice nulla sul Suo ordine. Un rapporto di prova redatto dalla fabbrica stessa non è un rapporto di laboratorio. E un rapido "sì" alla domanda su un certificato non sostituisce il documento.

Quali segnali d'allarme vanno presi sul serio?

• La ragione sociale arriva solo dopo giorni, la licenza commerciale mai.
• Ogni domanda su merce biologica, audit sociali o certificati riceve un sì senza alcun documento.
• Una volta inviata la specifica completa il prezzo sale nettamente, anche se nel prodotto non è cambiato nulla.
• Durante la campionatura la fabbrica viene cambiata e lo scopre solo quando lo chiede.
• Un componente viene sostituito con uno "simile" senza chiedere, per esempio una fibbia dorata al posto di quella argentata approvata.
• Le foto del campione vengono rinviate più volte senza una nuova data.
• Il produttore offre di copiare design di marchi noti o di dichiarare alla dogana un valore più basso.
• Viene richiesto il pagamento completo prima che il campione sia stato approvato.

Un singolo segnale non è un verdetto. Quando se ne sommano diversi, un altro produttore è quasi sempre la scelta migliore. Un'offerta di copiare design o di sottodichiarare il valore in dogana è di per sé motivo sufficiente per fermarsi, perché come importatore ne risponde Lei.

Come verifica i produttori DS Trading?

Prima che un produttore riceva un ordine tramite noi, verifichiamo la licenza commerciale, visitiamo la fabbrica e valutiamo se macchinari, esperienza e carico di lavoro sono adatti al Suo articolo. Seguono un campione a pagamento e la Sua approvazione scritta. Durante la produzione e al suo termine il nostro team controlla la merce presso il produttore prima del carico. Un referente europeo La accompagna lungo l'intero progetto.

La nostra pagina sul controllo qualità descrive i controlli che seguono l'audit. La fase ispezione pre-spedizione mostra l'ultimo controllo prima della spedizione nel nostro processo e la guida all'ispezione pre-spedizione fornisce il contesto. Per una panoramica dei produttori di abbigliamento consulti produttori di abbigliamento in Cina; l'intero processo è descritto in approvvigionamento.