Leveranciersaudit in China: zo controleert u een producent vóór de eerste order

Een leveranciersaudit beantwoordt vóór de eerste order één eenvoudige vraag: kan deze producent uw product in uw hoeveelheid op uw datum maken? Een verzorgde website, snelle antwoorden en een mooi monster beantwoorden die vraag nog niet. De audit bestaat uit meerdere onderdelen, en elk onderdeel dekt een ander risico af.

Ons team kent meer dan 100 producenten persoonlijk. Voordat een producent in ons netwerk komt, zijn wij in zijn fabriek geweest en hebben wij zijn papieren gezien. De punten hieronder laten zien waar wij op letten en wat u zelf kunt controleren.

Hoe controleer ik de bedrijfsvergunning van een Chinese producent?

Vraag om een scan van de bedrijfsvergunning (营业执照) en vergelijk die met alle andere gegevens die u hebt. Bedrijfsnaam, statutair adres, wettelijk vertegenwoordiger en bedrijfsactiviteiten moeten overeenkomen met de contractpartij, de factuur en de rekening waarop u betaalt. De vergunning draagt een Unified Social Credit Code van 18 tekens, waarmee u het bedrijf in het officiële Chinese handelsregister kunt opzoeken.

Lees de bedrijfsactiviteiten zorgvuldig. Staat er alleen handel en geen productie, dan is de leverancier waarschijnlijk geen fabrikant. Dat hoeft hem niet uit te sluiten, maar u moet het weten voordat u onderhandelt. Ook de oprichtingsdatum staat op de vergunning. Een bedrijf dat pas een paar maanden bestaat, heeft geen trackrecord met seriebestellingen of reclamaties.

• De naam op de vergunning wijkt af van de naam in het contract.
• De rekening voor de aanbetaling hoort bij een ander bedrijf of een particulier.
• De factuur komt van een derde bedrijf dat niet in het contract voorkomt.
• De vergunning komt nooit, ook niet na meerdere verzoeken.
• Gevraagd naar de locatie van de fabriek noemt de leverancier alleen een provincie, zonder stad en zonder adres.

Een geldige vergunning laat alleen zien dat het bedrijf bestaat. Over machines, kwaliteit of leverbetrouwbaarheid zegt ze niets. Toch is ze belangrijk: volgens de EU-verordening inzake algemene productveiligheid moet de importeur vóór het in de handel brengen nagaan of de fabrikant aan zijn verplichtingen heeft voldaan, waaronder de gegevens van de fabrikant op het product of de verpakking. Weet u niet wie de goederen werkelijk maakt, dan is dat lastig.

Zijn foto’s en video’s uit de fabriek genoeg?

Nee. Foto’s en video’s van productielijnen laten zien dat er ergens een fabriek bestaat. Ze laten niet zien dat deze fabriek uw order zal maken. Een video zonder bedrijfsbord, zonder herkenbaar adres en zonder goederen uit uw segment heeft bij een audit weinig waarde.

Een bezoek ter plaatse laat zien wat geen foto toont: hoe druk de lijnen bezet zijn, wat er op dit moment loopt, of iemand de goederen aan het einde van de lijn controleert en hoe stof wordt opgeslagen. Ons team werkt in China. Alles wat wij over een producent moeten weten, kunnen wij direct ter plaatse controleren.

Waar kijkt ons team naar tijdens een fabrieksbezoek?

• Bedrijfsbord en adres in vergelijking met de bedrijfsvergunning
• Type, aantal en staat van de machines die uw product nodig heeft, zoals rondbrei-, flatlock- of borduurmachines
• Welke orders er nu op de lijnen liggen en of er orders uit uw segment bij zijn
• De monsterafdeling en de mensen die er werken
• Het magazijn voor stof en fournituren, inclusief of verfpartijen gelabeld zijn
• De controletafel aan het einde van de lijn: wie controleert, aan de hand van welke referentie en met welke hulpmiddelen
• De inpakafdeling met polyzakken, dozen en verzendmarkeringen
• Welke stappen intern plaatsvinden en welke worden uitbesteed

Passen machines en capaciteit bij uw product?

Dat kunt u alleen voor het concrete artikel beantwoorden. Een producent die zeer goede jassen maakt, is vaak niet de beste keuze voor broeken. Niet elke capfabriek kan de klep op een vaste lengte inkorten, en bij 3D-borduurwerk ziet u het verschil tussen een eenvoudige en een betere borduurmachine. Vraag om goederen die de producent al in precies deze constructie heeft gemaakt.

Bij capaciteit telt het getal in het bedrijfsprofiel niet zwaar. Waar het om gaat, is hoeveel lijnen uw artikel inneemt, welke orders ervoor liggen en wanneer de stof beschikbaar is. Rond de Golden Week in oktober en Chinees Nieuwjaar komen vertragingen vaker voor, omdat veel fabrieken volgeboekt zijn en sommige leveranciers op de feestdagen niet werken.

Hoe groot is het risico van onderaanneming?

In de textielproductie worden sommige stappen bijna altijd uitbesteed. Borduren, bedrukken, verven en wassen gebeuren vaak in gespecialiseerde werkplaatsen, en dat is prima. Het probleem is onderaanneming waarvan u niet op de hoogte bent.

Ernstig wordt het als de hele order zonder uw instemming naar een andere fabriek gaat. Dat gebeurt als de prijs te krap is berekend of als de fabriek een van de stappen niet zelf aankan. Dan maakt iemand anders uw goederen dan de fabriek wiens monster u hebt goedgekeurd. Spreek vooraf af welke stappen naar wie gaan en wie aanspreekbaar is voor kwaliteit en data. In het contract hoort te staan dat doorgeven van de order alleen met uw schriftelijke toestemming is toegestaan.

Waarom is een goed monster geen bewijs van seriekwaliteit?

Monsters worden in de monsterafdeling gemaakt, vaak door de meest ervaren naaisters en zonder tijdsdruk. De serie loopt op de lijnen, met stof uit een andere verfpartij en een vaste leverdatum. De serie kan daardoor zwakker uitvallen dan het monster, ook als niemand opzettelijk iets fout doet.

Soms komt het monster zelfs uit een andere fabriek dan de latere serieorder. Vraag waar het monster is genaaid en waar de serie zal lopen. Vóór de start van de serie hoort er een pre-productiemonster te zijn in de echte productiestof met de echte fournituren. Ons team controleert de goederen tijdens de productie en opnieuw vóór verzending aan de hand van dat monster. Onze pagina over bemonstering legt de monsterfasen uit.

Hoe ziet u of de communicatie zal werken?

Zoals een producent vóór de order communiceert, communiceert hij meestal ook tijdens de productie. Goede producenten vragen naar stofgewicht, maattabel en veredeling voordat ze een offerte maken. Een kort ‘ok’ of ‘noted’ betekent daarentegen niet dat er ook iets gebeurt. Belangrijke punten horen in de schriftelijke specificatie; een chatgeschiedenis volstaat niet als vastlegging.

Stuur drukbestanden per e-mail of cloudlink en vraag om bevestiging dat ze geopend zijn. Vectorbestanden komen via berichtenapps vaak beschadigd aan, en dan werkt de fabriek vanaf een afbeelding. Het is een goed teken als een producent uit zichzelf grenzen noemt, bijvoorbeeld dat hetzelfde groen op fleece anders uitvalt dan op jersey. Een producent die dat openlijk zegt, meldt later meestal ook problemen op tijd.

Wat zeggen referenties en certificaten echt?

Veel producenten willen hun klanten niet noemen, wat begrijpelijk is. Veelzeggender is of de fabriek al goederen voor de Europese markt maakt. Weet ze dat de vezelsamenstelling op het etiket moet staan? Weet ze welke waarschuwingen op polyzakken horen? Vraag om goederen te zien die op dit moment voor Europa lopen.

Audit- en testrapporten verdienen een nauwkeurige blik. Bedrijfsnaam en adres op het rapport moeten overeenkomen met de fabriek die uw goederen maakt. Een rapport over een andere locatie zegt niets over uw order. Een testrapport dat de fabriek zelf heeft opgesteld, is geen laboratoriumrapport. En een snel ‘ja’ op uw vraag naar een certificaat vervangt het document niet.

Welke waarschuwingssignalen moet u serieus nemen?

• De bedrijfsnaam komt pas na dagen, en de bedrijfsvergunning nooit.
• Elke vraag naar biologische goederen, sociale audits of certificaten krijgt een ja zonder enig document.
• Zodra de volledige specificatie binnen is, stijgt de prijs sterk, hoewel er aan het product niets is veranderd.
• Tijdens de bemonstering wordt van fabriek gewisseld, en u hoort het pas als u ernaar vraagt.
• Een onderdeel wordt zonder overleg vervangen door een ‘vergelijkbaar’ onderdeel, zoals een gouden gesp in plaats van de goedgekeurde zilveren.
• Monsterfoto’s worden steeds weer uitgesteld zonder nieuwe datum.
• De producent biedt aan om ontwerpen van bekende merken te kopiëren of een lagere waarde bij de douane aan te geven.
• Volledige betaling wordt geëist voordat het monster is goedgekeurd.

Eén signaal op zich is geen oordeel. Komen er meerdere samen, dan is een andere producent bijna altijd de betere keuze. Een aanbod om ontwerpen te kopiëren of de douanewaarde te laag aan te geven is op zich al reden genoeg om te stoppen, want u bent als importeur aansprakelijk.

Hoe controleert DS Trading producenten?

Voordat een producent via ons een order krijgt, controleren wij de bedrijfsvergunning, bezoeken wij de fabriek en kijken wij of machines, ervaring en bezetting bij uw artikel passen. Daarna volgen een betaald monster en uw schriftelijke goedkeuring. Tijdens de productie en na de afronding controleert ons eigen team de goederen bij de producent voordat ze worden geladen. Eén Europees aanspreekpunt begeleidt u door het hele project.

Onze pagina over kwaliteitscontrole beschrijft de controles die op de audit volgen. De stap inspectie vóór verzending toont de laatste controle vóór verzending in ons proces, en de gids over inspectie vóór verzending geeft de achtergrond. Voor een overzicht van kledingproducenten, zie kledingfabrikanten in China; het hele proces vindt u onder inkoop.