Ispezione pre-spedizione non superata: cosa succede adesso

Quando il controllo prima della spedizione rileva difetti, è fastidioso. Ma è proprio il momento per cui il controllo esiste: la merce è ancora presso il produttore e lì i difetti si correggono più facilmente che dopo settimane in mare. Questo articolo spiega cosa succede dopo un'ispezione non superata, chi paga cosa e quanti difetti si possono intercettare già durante la produzione.

Cosa succede subito dopo un'ispezione non superata?

La merce non viene caricata. Il nostro team documenta i rilievi con foto, misure e quantità e confronta ogni punto con il campione approvato e la specifica. Conta ciò che Lei ha approvato per iscritto. Ciò che è stato concordato solo in chat è difficile da far valere nei confronti del produttore.

Per questo esiste più di un campione approvato. Uno resta a Lei, un altro a noi per il controllo. Durante l'ispezione merce di produzione e campione sono sul tavolo uno accanto all'altro, perché tonalità, mano e densità dei punti sono difficili da valutare dalle foto. Se la produzione differisce, il confronto diretto lo mostra subito e il produttore non può negarlo.

Poi chiariamo con il produttore quanto è grave il difetto, quanti pezzi sono interessati e da dove deriva. Solo quando la causa è chiara si può dire se basta una selezione o serve di più.

Come vengono classificati i difetti?

Per gravità e per frequenza. Un bottone allentato su un capo per bambini è un problema di sicurezza e quindi un difetto critico. Un filo sporgente su una cucitura interna è un piccolo difetto estetico. In mezzo ci sono i difetti che incidono sull'uso o sulla vendita, come misure errate, una differenza di colore visibile o una stampa storta. Il nostro articolo sul controllo AQL spiega come si combinano classi di difetto e dimensioni del campione.

Anche un difetto minore può far bocciare un lotto se si presenta molto spesso. Venti magliette con fili sporgenti si rilavorano in fretta. Un'etichetta di manutenzione senza composizione fibrosa su ogni singolo pezzo è un problema per la vendita, perché il regolamento UE sull'etichettatura dei prodotti tessili prescrive l'indicazione della composizione fibrosa.

Quali difetti sono tipici dei tessili?

Nell'abbigliamento e nei cappellini si ripresentano sempre gli stessi difetti:

• Misure fuori tolleranza, spesso solo in alcune taglie
• Differenze di colore tra due bagni di tintura o tra tessuti dello stesso colore, come felpa garzata e jersey
• Tessuto più leggero della grammatura concordata
• Cuciture aperte o storte, fili sporgenti e macchie dovute alla produzione
• Ricami con giunture visibili o contorni imprecisi, stampe spostate o troppo chiare
• Accessori come bottoni, fibbie o parti metalliche di un colore o di una qualità diversi da quelli approvati
• Etichette mancanti, nel posto sbagliato o con contenuto errato
• Imballaggio non come concordato, per esempio più pezzi in una busta invece di confezioni singole
• Packing list e marcature di spedizione non coincidono, quantità per cartone confuse

I cappellini hanno difetti propri: la visiera non è tagliata alla lunghezza concordata, la forma della calotta non è corretta o la fibbia ha un colore diverso dal campione. Nel ricamo 3D l'imbottitura a volte è distribuita in modo irregolare, così il logo appare più piatto da un lato.

Molti di questi difetti nascono prima della cucitura. Una fibbia del colore sbagliato viene acquistata perché quello giusto non era disponibile in tempo e la fabbrica ha pensato che una simile andasse bene. Una stampa imprecisa risale spesso a una grafica arrivata solo come immagine, senza il file vettoriale. Queste cause contano, perché determinano qual è la correzione giusta.

Rilavorazione, selezione o nuova produzione: quale strada scegliere?

Dipende dal difetto e dalla sua estensione. Nella pratica le strade sono quattro:

• Selezione: ogni pezzo viene esaminato e quelli difettosi vengono scartati. Funziona quando è interessata solo una parte del lotto e il difetto è facile da individuare.
• Rilavorazione: tagliare i fili, ricucire le cuciture, sostituire le etichette, stirare e riconfezionare. È rapida finché tessuto e taglio sono a posto.
• Sostituzione: i pezzi difettosi vengono cuciti di nuovo, idealmente con il tessuto residuo dello stesso bagno di tintura.
• Nuova produzione: in caso di tessuto sbagliato, colore errato sull'intero lotto o misure non correggibili.

La correzione più rapida non è automaticamente quella giusta. Una stampa mal posizionata non si può rimuovere. Un ricamo si può scucire, ma lascia fori d'ago nel tessuto. Prima che il produttore inizi, discutiamo con Lei quale correzione si adatta al Suo canale di vendita. La merce per il proprio negozio online può tollerare compromessi diversi rispetto a quella per un rivenditore con un controllo in entrata rigoroso.

Dopo la rilavorazione c'è un nuovo controllo?

Sì. Una promessa del produttore o una singola foto non bastano. Il nostro team controlla di nuovo la merce rilavorata presso il produttore, ancora una volta rispetto al campione approvato. Esaminiamo i punti non superati e i nuovi difetti che la rilavorazione può causare, come segni lucidi dovuti alla stiratura o cartoni confusi durante il riconfezionamento. Solo quando questo controllo è superato la merce va alla spedizione.

Chi paga la rilavorazione?

Se la merce differisce dal campione approvato o dalla specifica scritta, il difetto è imputabile al produttore. Rilavora la merce e ne sostiene i costi al 100 %. Per questo l'approvazione scritta del campione è così importante. È il metro che risolve ogni discussione su un difetto.

Diverso è il caso in cui qualcosa sia stato modificato dopo l'approvazione, per esempio un colore o un file di ricamo. Se la merce differisce allora dal vecchio campione, non si tratta di un difetto. Costi aggiuntivi e ritardi dovuti a tali modifiche Glieli comunichiamo prima che si verifichino.

Da noi paga il 60% alla firma del contratto e il 40% dopo il documento di trasporto, cioè la polizza di carico o la lettera di vettura aerea. Un lotto che non ha superato l'ispezione non viene caricato, quindi nemmeno il saldo è ancora dovuto.

Cosa significa per la data di consegna?

Si sposta, e di quanto dipende dal difetto. Sostituire etichette o tagliare fili richiede spesso solo pochi giorni. Se il tessuto deve essere ritinto o una parte della merce cucita di nuovo, si arriva rapidamente a diverse settimane. In ogni caso si aggiunge la riispezione.

A volte si può recuperare tempo con la modalità di spedizione. Il trasporto marittimo DDP richiede da 50 a 65 giorni, quello aereo circa 15 giorni. Se il costo aggiuntivo del trasporto aereo valga la pena lo decide Lei. Può avere senso anche una spedizione suddivisa: la merce senza difetti parte per prima, il resto segue dopo la rilavorazione.

Come La teniamo informata?

Non appena l'ispezione rileva difetti, La contattiamo senza che debba chiedere. Riceve i rilievi con foto, la nostra valutazione della causa, una proposta di correzione e una nuova data realistica. Il Suo referente resta lo stesso finché la merce non Le arriva. Se a Sua volta rifornisce dei clienti, questo Le lascia abbastanza anticipo per adeguare le loro date.

Come si possono prevenire i difetti durante la produzione?

La maggior parte dei difetti elencati sopra si può intercettare prima. Per questo il nostro team controlla la merce presso il produttore già durante la produzione. In quel momento è finita solo una parte della quantità e una correzione riguarda pochi pezzi invece dell'intero lotto. In questo controllo esaminiamo soprattutto:

• Tessuto e colore del lotto di produzione rispetto al campione approvato, prima che venga tagliata l'intera quantità
• Bottoni, fibbie e altri accessori, prima che vengano cuciti
• I primi pezzi finiti usciti dalla linea, con misure in tutte le taglie, cuciture, ricamo e stampa
• Contenuto delle etichette, con composizione fibrosa, simboli di manutenzione e taglie
• Istruzioni di imballaggio e marcature di spedizione, prima che inizi l'imballaggio

Una parte della prevenzione avviene prima dell'ordine. Una specifica con tabella misure e tolleranze, file di stampa vettoriali inviati via e-mail o link cloud e un elenco chiaro degli accessori che non possono essere sostituiti evitano molte discussioni. Se non dispone di un Tech Pack, esaminiamo i punti con Lei in una telefonata. Il nostro articolo sul Tech Pack per l'abbigliamento elenca cosa deve contenere.

Qui rientra anche una regola semplice: se un accessorio o un tessuto non è disponibile in tempo, il produttore chiede prima di usare qualcos'altro. Questa regola dovrebbe far parte dell'accordo scritto con il produttore. La domanda Le arriva così quando c'è ancora tempo per decidere e può scegliere tra un sostituto e una data successiva.

Dopo ogni lotto i rilievi confluiscono nella documentazione per il riordino. La volta successiva il nostro team controlla esattamente i punti emersi l'ultima volta.

La nostra pagina sul controllo qualità mostra come sono impostati i nostri due controlli. La fase di ispezione nel nostro processo è descritta in ispezione pre-spedizione, mentre i punti di controllo nel dettaglio sono nella guida all'ispezione pre-spedizione per i tessili. Può scaricare la nostra checklist PSI come modello per i Suoi requisiti.