Inspección previa al envío no superada: qué pasa después

Cuando el control antes del envío detecta defectos, es un contratiempo. Pero precisamente para ese momento existe el control: la mercancía sigue en el fabricante, y allí los defectos son más fáciles de corregir que después de semanas en el mar. Este artículo explica qué ocurre tras una inspección no superada, quién paga qué y cuántos defectos pueden detectarse ya durante la producción.

¿Qué ocurre justo después de una inspección no superada?

La mercancía no se carga. Nuestro equipo documenta los hallazgos con fotos, medidas y cantidades y compara cada punto con la muestra aprobada y la especificación. Lo que cuenta es lo que usted aprobó por escrito. Algo que solo se acordó en un chat es difícil de exigir al fabricante.

Por eso hay más de una muestra aprobada. Una se queda con usted y otra con nosotros para las revisiones. Durante la inspección, la mercancía de producción y la muestra están una junto a otra sobre la mesa, porque el tono, el tacto y la densidad de puntadas son difíciles de valorar por fotos. Si la producción difiere, la comparación directa lo muestra al instante, y el fabricante no puede rebatirlo.

A continuación aclaramos con el fabricante la gravedad del defecto, cuántas piezas están afectadas y de dónde viene. Solo cuando la causa está clara se puede decir si basta con seleccionar o hace falta más.

¿Cómo se clasifican los defectos?

Por gravedad y por frecuencia. Un botón suelto en ropa infantil es un problema de seguridad y, por tanto, un defecto crítico. Un hilo suelto en una costura interior es un pequeño defecto estético. Entre ambos están los defectos que afectan al uso o a la venta, como medidas incorrectas, una diferencia de color visible o un estampado torcido. Nuestro artículo sobre la inspección AQL explica cómo encajan las clases de defectos y los tamaños de muestra.

Un defecto menor también puede hacer que un lote no supere la inspección si aparece con mucha frecuencia. Veinte camisetas con hilos sueltos se retrabajan rápido. Una etiqueta de cuidado sin composición de fibras en todas y cada una de las piezas es un problema para la venta, porque el Reglamento de la UE sobre etiquetado textil exige indicar la composición de fibras.

¿Qué defectos son típicos en los textiles?

En la ropa y las gorras se repiten una y otra vez los mismos defectos:

• Medidas fuera de tolerancia, a menudo solo en determinadas tallas
• Diferencias de color entre dos lotes de tintura, o entre tejidos del mismo color, como felpa y punto jersey
• Tejido más ligero que el gramaje acordado
• Costuras abiertas o torcidas, hilos sueltos y manchas de la producción
• Bordados con empalmes visibles o contornos poco limpios, estampados desplazados o demasiado pálidos
• Fornituras como botones, hebillas o piezas metálicas en un color o una calidad distintos de los aprobados
• Etiquetas que faltan, están mal colocadas o tienen un contenido incorrecto
• Embalaje distinto de lo acordado, por ejemplo varias piezas en una bolsa en lugar de embaladas individualmente
• La lista de embalaje y las marcas de envío no coinciden, cantidades por caja mezcladas

Las gorras tienen sus propios defectos: la visera no está cortada a la longitud acordada, la forma de la copa no es la correcta o la hebilla es de otro color que en la muestra. En el bordado 3D, el relleno a veces queda irregular, de modo que el logotipo se ve más plano por un lado.

Muchos de estos defectos empiezan antes de la costura. Se compra una hebilla en el color equivocado porque el color correcto no estaba disponible a tiempo y la fábrica pensó que una parecida serviría. Un estampado poco limpio se debe a menudo a un diseño que solo llegó como imagen, sin el archivo vectorial. Estas causas importan, porque deciden cuál es la corrección adecuada.

Retrabajo, selección o nueva fabricación: ¿qué vía encaja?

Depende del defecto y de su alcance. En la práctica hay cuatro vías:

• Selección: se revisa cada pieza y se retiran las defectuosas. Funciona cuando solo una parte del lote está afectada y el defecto es fácil de ver.
• Retrabajo: cortar hilos, volver a coser costuras, cambiar etiquetas, volver a planchar y reembalar. Es rápido siempre que el tejido y el corte estén bien.
• Sustitución: las piezas defectuosas se vuelven a coser, a ser posible con tejido sobrante del mismo lote de tintura.
• Nueva fabricación: cuando el tejido es incorrecto, el color está mal en todo el lote o las medidas no se pueden corregir.

La corrección más rápida no es automáticamente la adecuada. Un estampado mal colocado no se puede quitar. Un bordado se puede descoser, pero deja agujeros de aguja en el tejido. Antes de que el fabricante empiece, comentamos con usted qué corrección encaja con su canal de venta. La mercancía para su propia tienda online admite otros compromisos que la mercancía para un minorista con un control de entrada estricto.

¿Hay otro control después del retrabajo?

Sí. Una promesa del fabricante o una sola foto no bastan. Nuestro equipo vuelve a revisar la mercancía retrabajada en el fabricante, de nuevo frente a la muestra aprobada. Nos fijamos en los puntos que fallaron y en defectos nuevos que el retrabajo puede causar, como brillos por el planchado o cajas mezcladas al reembalar. Solo cuando este control se supera, la mercancía pasa al envío.

¿Quién paga el retrabajo?

Si la mercancía difiere de la muestra aprobada o de la especificación escrita, el defecto es responsabilidad del fabricante. Retrabaja la mercancía y asume el 100 % del coste. Por eso la aprobación de la muestra por escrito es tan importante. Es la referencia que zanja cualquier discusión sobre un defecto.

Es distinto cuando algo se cambió después de la aprobación, como un color o un archivo de bordado. Si entonces la mercancía difiere de la muestra antigua, no es un defecto. Le informamos de los costes adicionales y los retrasos derivados de esos cambios antes de que se produzcan.

Con nosotros, usted paga el 60 % al firmar el contrato y el 40 % tras el documento de transporte, es decir, el conocimiento de embarque o la carta de porte aérea. Un lote que no ha superado la inspección no se carga, así que el pago restante tampoco vence todavía.

¿Qué significa para la fecha de entrega?

Se retrasa, y cuánto depende del defecto. Cambiar etiquetas o cortar hilos a menudo solo lleva unos días. Si hay que volver a teñir tejido o coser de nuevo parte de la mercancía, pueden ser rápidamente varias semanas. En todos los casos se suma la reinspección.

A veces se puede recuperar tiempo con el medio de transporte. El transporte marítimo DDP tarda de 50 a 65 días, el aéreo unos 15 días. Si merece la pena el coste adicional del transporte aéreo lo decide usted. También puede tener sentido un envío dividido: la mercancía sin defectos sale primero y el resto la sigue tras el retrabajo.

¿Cómo le mantenemos informado?

En cuanto la inspección muestra defectos, nos ponemos en contacto con usted sin que tenga que preguntar. Recibe los hallazgos con fotos, nuestra valoración de la causa, una propuesta de corrección y una fecha nueva y realista. Su persona de contacto sigue siendo la misma hasta que la mercancía llega a usted. Si usted mismo suministra a clientes, eso le da margen suficiente para ajustar sus fechas.

¿Cómo se pueden evitar los defectos durante la producción?

La mayoría de los defectos enumerados pueden detectarse antes. Por eso nuestro equipo ya revisa la mercancía durante la producción en el fabricante. En ese momento solo está terminada una parte de la cantidad, y una corrección afecta a unas pocas piezas en lugar de a todo el lote. En este control nos fijamos sobre todo en:

• Tejido y color del lote de producción frente a la muestra aprobada, antes de cortar toda la cantidad
• Botones, hebillas y otras fornituras, antes de coserlos
• Las primeras piezas terminadas de la línea, con medidas en todas las tallas, costuras, bordado y estampado
• Contenido de las etiquetas, con composición de fibras, símbolos de cuidado y tallas
• Instrucciones de embalaje y marcas de envío, antes de empezar a embalar

Parte de la prevención ocurre antes del pedido. Una especificación con tabla de medidas y tolerancias, archivos de estampación en vectorial enviados por correo electrónico o enlace en la nube y una lista clara de fornituras que no se pueden cambiar evitan muchas discusiones. Si no tiene tech pack, repasamos los puntos con usted en una llamada. Nuestro artículo sobre el tech pack para ropa enumera lo que debe contener.

Aquí cabe también una regla sencilla: si una fornitura o un tejido no está disponible a tiempo, el fabricante pregunta antes de usar otra cosa. Esta regla debe formar parte del acuerdo escrito con el fabricante. Así la pregunta le llega cuando todavía hay tiempo para decidir, y usted elige entre un sustituto y una fecha posterior.

Después de cada lote, los hallazgos pasan a la documentación de la reposición. La próxima vez, nuestro equipo revisa exactamente los puntos que surgieron la vez anterior.

Nuestra página de control de calidad muestra cómo están organizados nuestros dos controles. El paso de inspección de nuestro proceso está en inspección previa al envío, y los puntos de control en detalle figuran en la guía de inspección previa al envío para textiles. Puede descargar nuestra lista de control PSI como plantilla para sus propios requisitos.