Inspectie vóór verzending niet geslaagd: wat er dan gebeurt

Als de controle vóór verzending gebreken vindt, is dat vervelend. Maar precies voor dit moment is de controle er: de goederen zijn nog bij de producent, en gebreken zijn daar makkelijker te verhelpen dan na weken op zee. Dit artikel legt uit wat er na een niet-geslaagde inspectie gebeurt, wie wat betaalt en hoeveel gebreken al tijdens de productie kunnen worden opgespoord.

Wat gebeurt er direct na een niet-geslaagde inspectie?

De goederen worden niet geladen. Ons team legt de bevindingen vast met foto’s, maten en aantallen en vergelijkt elk punt met het goedgekeurde monster en de specificatie. Wat telt, is wat u schriftelijk hebt goedgekeurd. Iets wat alleen in een chat is afgesproken, is bij de producent moeilijk af te dwingen.

Daarom is er meer dan één goedgekeurd monster. Eén blijft bij u, een ander bij ons voor de controle. Tijdens de inspectie liggen productiegoederen en monster naast elkaar op tafel, omdat tint, griff en steekdichtheid op foto’s moeilijk te beoordelen zijn. Wijkt de serie af, dan laat de directe vergelijking dat meteen zien, en de producent kan het niet wegpraten.

Vervolgens zoeken wij samen met de producent uit hoe ernstig het gebrek is, hoeveel stuks getroffen zijn en waar het vandaan komt. Pas als de oorzaak duidelijk is, kunt u zeggen of sorteren volstaat of dat er meer nodig is.

Hoe worden gebreken ingedeeld?

Naar ernst en naar frequentie. Een loszittende knoop aan kinderkleding is een veiligheidsprobleem en dus een kritiek gebrek. Een losse draad aan een binnennaad is een klein cosmetisch foutje. Daartussen liggen gebreken die het gebruik of de verkoop beïnvloeden, zoals verkeerde maten, een zichtbaar kleurverschil of een scheve bedrukking. Ons artikel over de AQL-inspectie legt uit hoe foutklassen en steekproefgroottes samenhangen.

Ook een klein gebrek kan een partij laten afkeuren als het heel vaak voorkomt. Twintig shirts met losse draden zijn snel herbewerkt. Een wasetiket zonder vezelsamenstelling op elk afzonderlijk stuk is een probleem voor de verkoop, omdat de EU-textieletiketteringsverordening de vermelding van de vezelsamenstelling voorschrijft.

Welke gebreken zijn typisch voor textiel?

Bij kleding en caps komen steeds weer dezelfde gebreken voor:

• Maten buiten de tolerantie, vaak alleen in bepaalde maten
• Kleurverschillen tussen twee verfpartijen, of tussen stoffen in dezelfde kleur, zoals fleece en jersey
• Stof lichter dan het afgesproken gewicht
• Open of scheve naden, losse draden en vlekken uit de productie
• Borduurwerk met zichtbare aanzetten of rommelige contouren, bedrukking verschoven of te flets
• Fournituren zoals knopen, gespen of metalen onderdelen in een andere kleur of kwaliteit dan goedgekeurd
• Labels ontbreken, zitten op de verkeerde plek of hebben de verkeerde inhoud
• Verpakking niet zoals afgesproken, bijvoorbeeld meerdere stuks in één zak in plaats van per stuk verpakt
• Paklijst en verzendmarkeringen komen niet overeen, aantallen per doos verwisseld

Caps hebben hun eigen gebreken: de klep is niet op de afgesproken lengte gesneden, de vorm van de bol klopt niet of de gesp heeft een andere kleur dan op het monster. Bij 3D-borduurwerk zit de opvulling soms ongelijk, waardoor het logo aan één kant platter oogt.

Veel van deze gebreken ontstaan al vóór het naaien. Een gesp in de verkeerde kleur wordt ingekocht omdat de juiste kleur niet op tijd beschikbaar was en de fabriek dacht dat een vergelijkbare ook zou volstaan. Een rommelige bedrukking gaat vaak terug op een ontwerp dat alleen als afbeelding binnenkwam, zonder het vectorbestand. Deze oorzaken zijn belangrijk, omdat ze bepalen welke oplossing de juiste is.

Herbewerken, sorteren of opnieuw produceren: welke route past?

Dat hangt af van het gebrek en hoe ver het reikt. In de praktijk zijn er vier routes:

• Sorteren: elk stuk wordt bekeken en de foute stuks worden eruit gehaald. Dat werkt als slechts een deel van de partij getroffen is en het gebrek goed te zien is.
• Herbewerken: draden afknippen, naden opnieuw naaien, labels vervangen, opnieuw persen en opnieuw verpakken. Dat gaat snel, zolang stof en snit in orde zijn.
• Vervangen: foute stuks worden opnieuw genaaid, idealiter van reststof uit dezelfde verfpartij.
• Opnieuw produceren: bij de verkeerde stof, een verkeerde kleur over de hele partij of maten die niet te corrigeren zijn.

De snelste oplossing is niet automatisch de juiste. Een verkeerd geplaatste bedrukking kan niet worden verwijderd. Borduurwerk kan worden uitgehaald, maar laat naaldgaatjes in de stof achter. Voordat de producent begint, bespreken wij met u welke oplossing bij uw verkoopkanaal past. Goederen voor uw eigen webshop verdragen andere compromissen dan goederen voor een retailer met een strenge ingangscontrole.

Volgt er na de herbewerking nog een controle?

Ja. Een belofte van de producent of een enkele foto is niet genoeg. Ons team controleert de herbewerkte goederen opnieuw bij de producent, nogmaals aan de hand van het goedgekeurde monster. Wij kijken naar de punten die afgekeurd waren en naar nieuwe gebreken die door herbewerking kunnen ontstaan, zoals glimplekken van het persen of dozen die bij het opnieuw verpakken door elkaar zijn geraakt. Pas als deze controle geslaagd is, gaan de goederen naar de verzending.

Wie betaalt de herbewerking?

Wijken de goederen af van het goedgekeurde monster of de schriftelijke specificatie, dan ligt het gebrek bij de producent. Hij herbewerkt de goederen en draagt de kosten voor 100 %. Daarom is de schriftelijke goedkeuring van het monster zo belangrijk. Zij is de maatstaf die elke discussie over een gebrek beslecht.

Anders ligt het als er na de goedkeuring iets is gewijzigd, zoals een kleur of een borduurbestand. Wijken de goederen dan af van het oude monster, dan is dat geen gebrek. Over meerkosten en vertragingen door zulke wijzigingen informeren wij u voordat ze ontstaan.

Bij ons betaalt u 60% bij de ondertekening van het contract en 40% na het vervoersdocument, dus het cognossement of de luchtvrachtbrief. Een partij die bij de inspectie is afgekeurd, wordt niet geladen, dus de restbetaling is dan ook nog niet verschuldigd.

Wat betekent het voor de leverdatum?

Die verschuift, en hoe ver hangt af van het gebrek. Labels vervangen of draden afknippen duurt vaak maar een paar dagen. Moet stof opnieuw worden geverfd of een deel van de goederen opnieuw worden genaaid, dan kunnen het al snel meerdere weken worden. De herinspectie komt er in elk geval bij.

Soms kunt u via de verzendwijze tijd terugwinnen. Zeevracht DDP duurt 50 tot 65 dagen, luchtvracht ongeveer 15 dagen. Of de meerkosten van luchtvracht de moeite waard zijn, beslist u. Ook een gesplitste zending kan zinvol zijn: de goederen zonder gebreken gaan eerst, de rest volgt na de herbewerking.

Hoe houden wij u op de hoogte?

Zodra de inspectie gebreken laat zien, nemen wij contact op zonder dat u hoeft te vragen. U ontvangt de bevindingen met foto’s, onze inschatting van de oorzaak, een voorstel voor de oplossing en een nieuwe, realistische datum. Uw aanspreekpunt blijft hetzelfde tot de goederen bij u zijn. Levert u zelf aan klanten, dan hebt u zo genoeg voorlooptijd om hun data aan te passen.

Hoe kunnen gebreken tijdens de productie worden voorkomen?

De meeste hierboven genoemde gebreken kunnen eerder worden opgespoord. Daarom controleert ons team de goederen al tijdens de productie bij de producent. Op dat moment is pas een deel van de hoeveelheid klaar, en een correctie raakt een paar stuks in plaats van de hele partij. Bij deze controle kijken wij vooral naar:

• Stof en kleur van de productiepartij in vergelijking met het goedgekeurde monster, voordat de volledige hoeveelheid wordt gesneden
• Knopen, gespen en andere fournituren, voordat ze worden ingenaaid
• De eerste afgewerkte stuks van de lijn, met maten in alle maten, naden, borduurwerk en bedrukking
• De inhoud van de labels, met vezelsamenstelling, onderhoudssymbolen en maten
• Verpakkingsinstructies en verzendmarkeringen, voordat het verpakken begint

Een deel van de preventie gebeurt al vóór de order. Een specificatie met maattabel en toleranties, drukbestanden als vector per e-mail of cloudlink verstuurd en een duidelijke lijst van fournituren die niet vervangen mogen worden, voorkomen veel discussie. Hebt u geen Tech Pack, dan lopen wij de punten in een gesprek met u door. Ons artikel over het Tech Pack voor kleding somt op wat erin hoort.

Ook één eenvoudige regel hoort hierbij: is een fourniture of stof niet op tijd beschikbaar, dan vraagt de producent het na voordat hij iets anders gebruikt. Deze regel hoort in de schriftelijke afspraak met de producent. De vraag bereikt u dan terwijl er nog tijd is om te beslissen, en u kiest tussen een vervanging en een latere datum.

Na elke partij gaan de bevindingen naar de documenten voor de nabestelling. De volgende keer controleert ons team precies de punten die de vorige keer naar voren kwamen.

Onze pagina over kwaliteitscontrole laat zien hoe onze twee controles zijn opgezet. De inspectiestap in ons proces vindt u onder inspectie vóór verzending, en de controlepunten in detail in de gids over inspectie vóór verzending van textiel. U kunt onze PSI-checklist downloaden als sjabloon voor uw eigen eisen.